DAX: Процедура ввода начальных остатков

[Qaz Qwerty]

Привет всем!
У кого нибудь есть пошаговое описание ввода начальных остатков?
Последовательность загрузки данных, список данных которые должны грузиться, процедуры выполняемые после загрузки и пр.
Боюсь что нибудь пропустить...
Попозже выложу свой вариант (пока не существующий).
Спасибо!

[longson]

Очень часто при внедрении ставится задача изменения и оптимизации существующей системы учета. Это влечет за собой, например, новый план счетов, новые требования к детальности данных и т.д. Поэтому, я бы на вашем месте перед загрузкой начальных остатков сначала четко определился с учетной политикой, которая будет использоваться в новой системе. Вполне может быть ситуация, когда из существующих систем данные не могут быть в чистом виде переноситься в новую систему, а для этого требуется дополнительной (может быть и вручной) обработки.

Поэтому примерная последовательность действий может быть следующая:

1. Выяснить, какие данные нужно загрузить, и в каких разрезах.
2. Выяснить, можно ли загрузить эти данные по этим требованиям из существующих систем. Если нет, то нужно определиться как получить недостающие данные.
3. Настроить систему чтобы загрузить данные по требованиям, полученным в 1.
4. После этого, собственная загрузка уже не так сложная.
- Все что касается денег (дебиторская и кредиторская задолженность, банковские счета и кассы, кредиты и займы, финансовые результаты ..) - через журнал ГК. Здесь важно проработать план счетов, профили разноски и аналитики.
- Все что касается оборотных материалов, ГП, - через складской журнал. Здесь важно получить себестоимость загружаемых остатков и счета учета.
- ОС - либо журнал ОС, либо просто журнал ГК (если модуль ОС не внедряется)

[Aleks_K]

Я так понимаю импорт будете делать через шаблоны Excel.

Рекомендую внимательно просмотреть таблицы, в которые будете импортировать, на предмет значений по-умолчанию. Идеально посмотреть (или даже выгрузить в Excel) уже заполненную таблицу. Чтоб при импорте не пропустить какой-то флаг и потом не править импортированные данные джобиками или вручную.

По поводу самой процедуры импорта остатков - мы это делали по бизнес-процессам - то есть в рамках каждого БП определили, что и в каком виде надо проимпортировать. Что-то проще проимпортировать вручную - например остатки по банковским счетам, кассе.

[Ivanhoe]

Как правило, стараюсь на уровне договора внедрения, ну или в крайнем случае на этапе ТЗ четко прописать что и как будет грузиться.
Обычно, стараюсь отказаться от исторических данных, где возможно.
Важно как можно раньше определиться с основным подходом:
1. Грузить сводные итоги: проще подготовить / проверить / загрузить / исправить, но сложнее на этапе запуска системы - нехватка данных и использование старой системы.
2.В разрезе документов: сложнее подготовить / выверить / загрузить / исправлять ошибки, зато проще пользователям - вся информация в системе, не нужно открывать "старую программу".

Лучше автоматизировать только загрузку данных (импорт), а разноску оставить на стандартную функциональность соответствующего модуля.

[mazzy]

согласен с longson.
все зависит от... в частности от того, какие конфигурационные ключи включены, какие нет.
А также от того, какие данные есть, а каких нет.

Например, включен учет по партиям, но раньше учет по партиям не велся. Значит нужно либо проводить инвентаризацию по партиям и при этом расчитывать себестоимость каждой партии, либо что-то придумывать.

Например, для ввода остатков по 19 счету в Аксапте нужна информация об оплаченности/неоплаченности каждого документа от поставщика. Есть такая информация или нет? Как получить? Если получить нельзя, то как восстановить по косвенным признакам?

Обычно, не составляет сложности составить список остатков в необходимых для Аксапты разрезах. Обычно для 3/4 из этого списка непосредственно остатки взять неоткуда. Для таких остатков приходится придумывать косвенные пути получения остатков. А вот это уже индивидуально

Цитата:

Сообщение от Qaz Qwerty

У кого нибудь есть пошаговое описание ввода начальных остатков?
...
Боюсь что нибудь пропустить...

Чисто механический подход в свое время был заложен в RCT

здесь скриншоты Мастер конфигурирования AX (RCT) на русском языке
Там организовывалось некое дерево по всем настроечным таблицам со включенными конфигурационными ключами. С возможностью перехода к этим таблицам. С интеграцией в MS Project и отслеживанием выполнения задач.

Но как всегда - главное не технические (и не платформенные) аспекты.
Как всегда главное - это понять что же делать, если клиент физически не может дать данные для некоторых настроечных таблиц.
Главное - это понять как перейти от тех данных, которые есть у клиента к тем данным, которые требует Аксапта.

[EVGL]

Мой метод:

• складские остатки импортируем журналом "теговой" инвентаризации
• ОС импортируем в статусе Открыто, разносим каждую проводку за проводкой в журнале
• открытый баланс по клиентам - тоже журналами
• экспортируем все, кроме бух. проводок или стираем их
• импортируем бух. проводки с начала года журналом

[mazzy]

Цитата:

Сообщение от EVGL

Мой метод:

• складские остатки импортируем журналом "теговой" инвентаризации
• ОС импортируем в статусе Открыто, разносим каждую проводку за проводкой в журнале
• открытый баланс по клиентам - тоже журналами
• экспортируем все, кроме бух. проводок или стираем их
• импортируем бух. проводки с начала года журналом

Спасибо. Это первый опубликованный алгоритм.
Только не хватает:

• налоги
• если импортировать один баланс по клиентам, то не работают письма напоминания и автоначисление штрафных санкций.
• импортировать нужно балансы по клиентам/поставщикам хотя бы в разных валютах
• незавершенка в производстве
• незавершенка по проектам
• банки и кассы
• не дай бог будут векселя, по ним вообще непонятно как остатки вводить
• задолженность по зарплате и АО - офигительная, большая и отдельная тема
• начальные данные для CRM - отдельная тема
• и т.п. (может еще кто что-нибудь добавит)

И самое главное и самое тяжелое требование - чтобы в систему вводились данные в тех разрезах, которые включены в Аксапте. EVGL лихо сказал, что импортирует инвентаризацию. А ведь начальная инвентаризация дает не только количественные остатки, но и себестоимость. Поэтому инвентаризацию (теговую или обычную) нужно вводить в разрезе складских аналитик, по которым включена галочка "Физические остатки", но при этом четко контролировать сумму так, чтобы получалась "заданная заказчиком" себестоимость по аналитикам с "Финансовыми остатками". А если наложить еще то обстоятельство, что заказчик скорее всего не может "задать" себестоимость в разрезе аналитик с финансовыми остатками... Скорее всего нужно еще как-то разбить/распределить суммы, а потом проконтролировать, чтобы сумма совпала с тем итогом, что дал заказчик.

В общем, дьявол не в журналах. Дьявол как всегда в деталях.

Или другими словами: Нет проблемы ввести остатки. Есть проблема ввести остатки правильно

[BOAL]

У меня как раз идет закачка данный сейчас.
Сложности возникли со сальдо по контрагентам в разрезе договоров.
В связи с чем был сделан робот "Вертер", который закачивал простыню сальдо по договорам на дату (сальдо может быть свернутым или развернутым по Д и К), далее обрабатывал в несколько проходов с развернутым логом ошибок по каждой строке
1. проверка на соотв всем используемым справочникам (аналитики, группы)
2 Поиск контрагента по имени ооо "имя", тк кодов АХ еще и близко в Ехельке нет
3 Создание карточек договоров с доп фичами к ним (наш функционал)
4 Создание ЖГК с сальдо в разрезе договоров и галками предоплат (с НДС) для авансов (иначе потом поплывет сопоставление)

Выгрузка шла из 1С, где данные структурированы и можно разделить по авансу (62.2) и основному (62.1)


А вообще, подход действительно индивидуальный, т.к. зависит от места хранения старых данных вообще.
У нас по большей части данных неформальные Ехельки и вообще скан-картинки, перебиваться будут ручками в созданные роботом данные.

По ОСам можно автоматизировать труд, обманув систему.
Залив не 1 табличку, а 3-4 и через перенос (история переноса) создать штатно ЖГК сразу на все нужное.
Так как ОСов может быть 2000-3000, руками не все окучить

Всякие непотоковые операции проще руками переносить, как итого.
Те же 68 и 90е счета, просто как корр проводки по уже залитому.


Если система, откуда грузят позволяет, то можно и номенклатуру заливать с сохранением партий с остатками в них по ФИФО - был такой проект
Но там на АХ с ХАЛ переходили - а это InventTrans, а там StockTrans 1 в 1

[longson]

Цитата:

Сообщение от mazzy

• задолженность по зарплате и АО - офигительная, большая и отдельная тема

А почему офигительная тема?

Остаток по ЗП обычно загружаю без учета сотрудников, сразу на 70.
Если используется аналитика, например, департамент, и ставится задача вести учет ЗП в разрезе департаментов, чтобы, например, разделить ЗП по производству и ЗП по управлению, то эти данные тоже не сложно доставить, например, из 1С Зарплата.

АО, тоже можно получить, например, из 1С, там как раз разделяется счет дебиторской задолжности и счет авансовых платежей, или счет кредиторской задолженности и счет авансовых выданных.

Я обычно тоже разделяю таких остатков на разные счета в системе.

[longson]

Цитата:

Сообщение от mazzy

• налоги
• если импортировать один баланс по клиентам, то не работают письма напоминания и автоначисление штрафных санкций.
• импортировать нужно балансы по клиентам/поставщикам хотя бы в разных валютах
• незавершенка в производстве
• незавершенка по проектам
• банки и кассы
• не дай бог будут векселя, по ним вообще непонятно как остатки вводить
• задолженность по зарплате и АО - офигительная, большая и отдельная тема
• начальные данные для CRM - отдельная тема
• и т.п. (может еще кто что-нибудь добавит)

- Незавершенка в производстве, да, тема сложная. Один раз мы решили вопрос организационно: выбрать дату, остаток на которую вводим в систему. Соответственно, предполагали, что незавершенки нет.

- Векселя, загружал в разрезе договоров и актов, не использую функционал учета векселей в системе.

- Остатки по клиентам/поставщикам, я бы сказал, лучше, хотя бы по договорам, и по виду (АО или нет). Таким образом, сальдо и будет по валютам разделяться.

[mazzy]

Цитата:

Сообщение от longson

А почему офигительная тема?

Остаток по ЗП обычно загружаю без учета сотрудников, сразу на 70.

Я имел в виду не только фин.счет 70.
Но и правильно ввести данные в модуль Расчеты с персоналом.
Могу ошибаться, но зарплату в середине года запускать - страшный гемор.

а по фин.счету - никаких вопросов.

Цитата:

Сообщение от longson

- Остатки по клиентам/поставщикам, я бы сказал, лучше, хотя бы по договорам, и по виду (АО или нет). Таким образом, сальдо и будет по валютам разделяться.

Не факт. А если несколько платежей в разных валютах по одному договору?
Но в принципе, согласен.

[EVGL]

Незавершенку в производстве, а также наполовину откруженные клиентские заказы вводим руками (вручную обрабатывая заказы на заданное количество, редактируя открытое количество к поставке в клиентские заказах). Количество открытых заказов - сотни, занимает это мероприятие, к сожалению, дни. Инвентаризацию, совершенно верно, надо машинно импортировать, чтобы иметь возможность записать себестоимость (здесь идет речь об импорте данных из сторонних систем).

[ds1678]

Цитата:

Сообщение от EVGL

Незавершенку в производстве, а также наполовину откруженные клиентские заказы вводим руками (вручную обрабатывая заказы на заданное количество, редактируя открытое количество к поставке в клиентские заказах).

Добавлю свои "5 коп." по незавершенке...

В большей части сталкиваюсь с предприятиями машиностроения, где на момент ввода данных объем незавершенного производства, которое необходимо вводить с помощью производственных заказов (20-й счет), крайне велик. Есть один нюанс, связанный с фиксацией потребления компонентов спецификации до момента ввода остатков. То есть на момент начала работы часть отгрузочных накладных должна быть создана и разнесена.

Использовали следующий алгоритм работы:
Вариант 1. Постребление элементов спецификации привязано к операциям маршрута.
1. Проводится инвентаризация незавершенного производства с указанием выполненных операций.
2. Формируются ПЗ на номенклатуры выпуска.
3. Запускаются все ПЗ с указанием выполненных операций и автоматическим формированием неразнесенного журнала Отгрузочная накладная.
4. Выгружаются все открытые "проводки", сформированные строками отгрузочных накладных.
5. Данные о выгруженных потребностях вводятся как обычные запасы при инвентаризации.
6. Журналы Отгрузочная накладная разносятся.

Вариант 2. Постребление элементов спецификации НЕ привязано к операциям маршрута, как правило, из-за плохой готовности данных о техпроцессах.
1. Проводится инвентаризация незавершенного производства с указанием потребленных элементов спецификации.
2. Формируются ПЗ на номенклатуры выпуска.
3. Журналы Отгрузочная накладная формируются на основе инвентаризируемых данных о потреблении материалов. Далее аналогично Варианту 1:
4. Выгружаются все открытые "проводки", сформированные строками отгрузочных накладных.
5. Данные о выгруженных потребностях вводятся как обычные запасы при инвентаризации.
6. Журналы Отгрузочная накладная разносятся.

Есть еще нюансы с тем, разносить ли на главную книгу результаты разноски отгрузочной накладной. Но это индивидуально, зависит от выбранной методики учета ТМЦ.

[Qaz Qwerty]

извините, на меня напал страшный зверь грипп

[Eldar9x]

У меня вот еще такой возник вопрос, каким макаром обнулить остатки товаров в разрезе всех аналитик?

[twilight]

Цитата:

Сообщение от Eldar9x

У меня вот еще такой возник вопрос, каким макаром обнулить остатки товаров в разрезе всех аналитик?

Сделать журнал инвентаризации.

[Волчара]

Цитата:

Сообщение от EVGL

Мой метод:

• складские остатки импортируем журналом "теговой" инвентаризации
• ОС импортируем в статусе Открыто, разносим каждую проводку за проводкой в журнале
• открытый баланс по клиентам - тоже журналами
• экспортируем все, кроме бух. проводок или стираем их
• импортируем бух. проводки с начала года журналом

Очень много сказано о разрезах - хотелось бы услышать по больше об инструментах:

Например, складские остаки на 10 милионов. Если их оприходовать журналом инветраризации, то получиться замечательная картинка - шел кладовщик по складу и случайно нашел товар на 10 млн. И соответственно этот клад ляжет на прибыль.

Я вижу что можно использовать журнал проводка и в качестве кор.счета использовать забалансовый счет. А есть ли для этого какая то специальная процедура - или только стандартный журнал? Я такйо процедуры не знаю.

Аналогичная ситуация с клиентами, поставщиками, подотчетниками и т.д. Например с клиентами можно временно поправить профиль разноски на период ввода начального сальдо и все лишнее останется за балансом. Иначе все это ляжет на прибыль и убытки и попортит красоту баланса.

А есть ли какая то специальная процедура ввода начальных остатков. Или все это надо делать стандартными журналами. Кстати, а что потом делать с этими забалансовыми остатками - отдельный вопрос.

По сути вопрос методический: а в ПБУ предусмотрена такая процедура, или ПБУ подразумевает ведение учета от рождения до смерти, а процесс промежуточной постановки не обсуждается?

[Zabr]

Цитата:

Сообщение от Волчара

По сути вопрос методический: а в ПБУ предусмотрена такая процедура, или ПБУ подразумевает ведение учета от рождения до смерти, а процесс промежуточной постановки не обсуждается?

Для этого ваш главбух может рисовать такие замечательные документы, как "бухгалтерские справки".

[Geo]

Цитата:

Сообщение от Волчара

Например, складские остаки на 10 милионов. Если их оприходовать журналом инветраризации, то получиться замечательная картинка - шел кладовщик по складу и случайно нашел товар на 10 млн. И соответственно этот клад ляжет на прибыль.

Я вижу что можно использовать журнал проводка и в качестве кор.счета использовать забалансовый счет.

Совершенно верно, журнал и забалансовый корр. счет. В моей практике всегда все остатки заливались именно так. Идеи заливать в балансовой корреспонденции были, но до практики не дошли, да и нужды нет: и так всё прекрасно заливается.

Кстати, если использовать для всей заливки один корр. счет, то после завершения он должен закрыться в ноль. Это может служить проверкой того, что ничего не забыли.