Внедрение в группе компаний "Счастливый Кроха"

[Михаил Андреев]

Внедрение системы Navision Axapta в группе компаний «Счастливый кроха».

Несколько слов о возникновении проекта Navision Axapta для автоматизации деятельности группы компаний «Счастливый кроха».

Проблемы с автоматизацией в компании «Счастливый кроха» возникли почти сразу после ее создания. Слишком бурный рост компании (за 3 года компания сменила 4 помещения, увеличивая в каждом случае площадь помещения в 2-3 раза) привел к резкому отставанию используемых средств автоматизации от нужд компании.

К весне 2001 года накопилось достаточное количество проблем, которые не поддавались решению в рамках старой информационной системы и реально стали тормозить “бизнес”. В частности не удавалось с должной степенью достоверности производить

1. Планирование поставок товаров и резервировать товара в пути (продажа «с колес»).
2. Планирование и осуществление закупок большого (свыше 1000) количества наименований товаров для розничного магазина.
   Кроме того:
3. Принципиально отсутствовала возможность доступа постоянным клиентам к нашей БД для ускорения процесса заказа товара.
4. Накапливались проблемы с учетом взаимоотношений между предприятиями внутри холдинга.
5. В рамках старых информационных технологий отсутствовала возможность учета производства.

Стало ясно, что пора что-то делать (и делать быстро) – иначе финансовый крах.

Кроме того, уже тогда стали очевидными основные требования к будущей системе:

1. Модульность с целью возможности поэтапного внедрения информационной системы на разных участках с целью более равномерного распределения затрат на покупку ПО и внедрение. (Сразу выложить 100-300 тысяч долларов не хотелось.)
   
2. Возможность ведения самостоятельных разработок внутри системы (предыдущая система не позволяла этого в принципе), а надеяться, что новая система подойдет идеально к нашим быстро меняющимся условиям наивно.
   
3. Достаточно высокий уровень функциональности самой системы: соответствие требованиям MRP II и ERP. Это, наряду с модульностью, дает возможность меньшими средствами и за более короткий срок автоматизировать любой новый участок (например, производство): легче, быстрее и, часто, дешевле доработать уже написанный модуль, а не разрабатывать его своими силами.

Выбор системы Navision Axapta был признан оптимальным. (Кроме нее, при выборе были рассмотрены лидеры рынка Oracle Applications, SAP R/3 - ну, очень дорого!). Российские системы не устраивали, в основном, из-за несоответствия требованиям MRP II, ERP. К тому же, надежность поставщиков отечественных решений в этой области оставляет желать лучшего.

Российская специфика ведения бухгалтерского учета не пугала: во-первых, для российского бухучета программ на рынке более чем достаточно, а организовать импорт-экспорт данных можно практически между любыми программами, и, во-вторых, российская бухгалтерия становится все ближе и ближе к западной. К тому же, печать первичных документов можно организовать в любой системе.

Купить - купили, наступил этап внедрения.

Продолжение следует …

Михаил Андреев.
4 декабря 2001 г.

[Михаил Ковалев]

Итак, в организации было принято решение о внедрении системы АХАПТА
Что мы имели
- отсутствие знаний по системе АХАПТА
- отсутствие свободных специалистов на рынке труда, имеющих опыт внедрения АХАПТЫ
- сложности с выбором команды для внедрения системы (см. пробл)
- необходимость срочной замены существующей системы, которая уже не справлялась с задачами бизнеса.

Казалось, что идея внедрения АХАПТА изначально обречена на провал.
Однако, специалисты, которые составили основу IT - отдела уже имели и опыт внедрения, и опыт разработки систем такого класса.

Поэтому на уровне Генерального директора были организованы регулярные совещания, где вырабатывалась стратегия внедрения и утверждался план ведения проекта

Лирическое отступление
Корпоративные системы в первую очередь создаются и внедряются в интересах первых лиц предприятий, т.к. в конечном счете делают для руководителя бизнес “прозрачным” Поэтому именно первые лица предприятия выделяют приоритетные направления внедрения.

На основе анализа текущего состояния дел было принято решение провести в первую очередь внедрение системы в структурах холдинга, связанных с оптовой торговлей (где проблемы автоматизации стояли особенно остро)
Процессы розничной торговли и производства колясок планировалось автоматизировать на следующих этапах внедрения.
Первая стадия проекта включала предпроектное обследование финансово-хозяйственной деятельности холдинга.

Лирическое отступление
При внедрении условно можно выделить следующие основные этапы
- предпроектное обследование (как есть и как будет)
- создание макета системы (как может быть реализовано в системе)
- опытная эксплуатация системы (как будет)
- промышленная эксплуатация системы
Более подробные ответы на этого класса вопросы можно найти на www.cfin.ru/forum

В соответствии с существующей общей схемой внедрения было проведено обследование экспресс-обследование оптовой торговли в структурных подразделениях холдинга.
Далее встали вопросы:
- как
- каким образом
- в каких подразделениях
- в какие сроки
проводить внедрение системы.

Вопрос как решался очень просто - собственными силами и в тесном сотрудничестве со службой поддержки Columbus IT Partner

Ответ на вопрос - “каким образом организовать процесс внедрения” был не так однозначным, поскольку к конечному результату вели разные пути. После ряда консультаций была сформирована следующая концепция внедрения:
в AXAPTA для оптового подразделения холдинга реализуется управленческий учет:
учитываются товарные потоки (закупки и продажи)
учитываются финансовые потоки
контролируется дебиторско - кредиторская задолженность
Поскольку в AXAPTA реализовано тесная связь между управленческим учетом и отражением этих процессов на бухгалтерских регистрах учета, то настройка бухгалтерии производилась в минимально-необходимом объеме для запуска управленческого учета.
Мы считаем, что выбранная концепция (в условиях ограниченного времени внедрения плюс недостаточного знания AXAPTA) позволяет в сжатые сроки получить положительный результат.

Лирическое отступление
Изначально было понятно, что при внедрении новой системы в организации де-факто в той или иной степени происходит реинженириг существующих бизнес-процессов. Однако в условиях внедрения системы собственными силами, представлялось опасным резко менять сложившиеся процессы. Поэтому при разработке макета изначально старались воспроизвести (если это было возможно) существующие бизнес-цепочки

Продолжение следует…