Исправление накладных и счетов-фактур

[Constantine]

Описание ситуации

Фирма осуществляет доставку свой продукции ~300 клиентам в день. Накладные и счета-фактуры печатаются в момент отгрузки со склада. В 20% случаев клиент не согласен с привезенными документами (что-то не принимает по качеству, что-то, по его мнению, он не заказывал, где-то вес доставленной ему продукции немного отличается от указанного в документах, где-то вышла пересортица). Клиент исправляет документы вручную, один исправленный экземпляр оставляет себе, другой отдает экспедитору. В офисе исправленные документы корректируются в информационной системе, перепечатываются (с тем же номером, что и исходный вариант) и снова отправляются клиенту.



Вопросы

1. Был ли опыт (наверняка был) реализации на Аксапте ситуаций, когда выставленные накладные и фактуры нужно массово менять?


2. Если был, то как это делалось в Аксапте: полное сторно (через кредит-ноту) исходной накладной и фактуры, а затем повторное выставление накладной и фактуры с новыми номерами?



Если решение через сторно и новые накладные и фактуры, то:


3. Нет ли проблем из-за того, что в книге продаж большое количество отрицательных фактур?


4. Как клиент относится к тому, что исправленные документы имеют новые номера (он ведь зарегистрировал уже у себя старые номера, приняв товар по вручную исправленным накладным)?


Не отправляйте, пожалуйста, в поиск. Переискал весь форум и не нашел описания похожих ситуаций.

[mazzy]

Цитата:

Сообщение от Constantine

Накладные и счета-фактуры печатаются в момент отгрузки со склада. В 20% случаев клиент не согласен с привезенными документами (что-то не принимает по качеству, что-то, по его мнению, он не заказывал, где-то вес доставленной ему продукции немного отличается от указанного в документах, где-то вышла пересортица).

Вот как?
И вы собираетесь лечить следствие, а не причину?
Не кажется ли вам, что надо стараться не допускать пересортицы и стараться точно выполнять заказ?

Несколько общих рекомендаций:
1. Включайте подтверждение операций со склада - комплектацию, чтобы печаталось то, за что склад отвечает. Если и при включенном механизме комплектации склад порет фигню - разбирайтесь со складом административными методами.

2. Если задача "подмены" документов у вас по-прежнему стоит, то четко различайте ситуаицю: хранение информации и представление информации. Если у вас реально поставлено одно (и вы контролируете это "одно" внутренними документами), а с клиентом договариваетесь о другом... То храните это "другое" отдельно. Создавайте документ "печатаемая СФ". Со всеми вытекающими для книг и прочих документов.

Цитата:

Сообщение от Constantine

Клиент исправляет документы вручную, один исправленный экземпляр оставляет себе, другой отдает экспедитору. В офисе исправленные документы корректируются в информационной системе, перепечатываются (с тем же номером, что и исходный вариант) и снова отправляются клиенту.

Категорически не понимю, почему это клиент исправляет ВАШИ документы.
Еще раз призываю: лечите не симптомы, а причину заболевания. Лечите ваш склад.

Цитата:

Сообщение от Constantine

1. Был ли опыт (наверняка был) реализации на Аксапте ситуаций, когда выставленные накладные и фактуры нужно массово менять?

Да, конечно.
Но об этом договаривались заранее.

Если вы ВДРУГ выяснили, что хотите "менять", то вам будет очень-очень трудно.
Аксапта всеми фибрами будет сопротивляться такому насилию над здравым смыслом и над принципами контроля.

Цитата:

Сообщение от Constantine

2. Если был, то как это делалось в Аксапте: полное сторно (через кредит-ноту) исходной накладной и фактуры, а затем повторное выставление накладной и фактуры с новыми номерами?

Через выделение документа "печатаемый СФ"

Цитата:

Сообщение от Constantine

3. Нет ли проблем из-за того, что в книге продаж большое количество отрицательных фактур?

Конечно есть.
Один раз вы налоговой еще сможете что-то доказать. Если такая ситуация будет регулярно...

Цитата:

Сообщение от Constantine

4. Как клиент относится к тому, что исправленные документы имеют новые номера (он ведь зарегистрировал уже у себя старые номера, приняв товар по вручную исправленным накладным)?

Крайне отрицательно.
Опять же - вводите понятие "Хранимый" и "печатаемый" номер.
Постоянно держите в голове, что чем больше таких... хм... заморочек, тем меньше контроля и тем меньше смысла в использовании именно Аксапты, как инструмента контроля.

[Constantine]

Mazzy, большое спасибо за развернутый ответ.

В свою защиту скажу только, что причины лечить пытаемся насколько возможно. В частности, склад у нас ячейстый, каждая коробка имеет свой уникальный серийный номер и сканируется в момент отгрузки (при этом в Аксапте происходит комплектация). Пересортица при этом минимальная. Но, поскольку нашем рынке доминирует покупатель (розничные магазины), мы вынуждены часто соглашаться с его не всегда обоснованными требованиями.

И все-таки, мне кажется, что любая организация, выполняющая доставку разнородной продукции, должна сталкиваться с проблемой коррекции накладной и фактуры из-за сути процесса: документы печатаются на складе при отправке, а продажа (подписание накладной грузополучателем) происходит позже на террирории грузополучателя. Клиент хотя бы изредка будет отказываться от части товара, хотя бы иногда будет пересортица. При этом клиент захочет исправленных накладной и фактуры. Пусть в хорошо организованных фирмах процент документов, требующих исправлений, не 20%, а 5%. Как это решается - дополнительным функционалом или стандартной кредит-нотой?

О советах Mazzy.
Что подразумевается под термином "печатаемый СФ"? Отчет, компилирующий строки нескольких фактур в единое целое? Отдельный журнал вроде FactureJour_RU_штрих? Или речь идет просто о подходе, а техническая реализация может быть любая?

[mazzy]

Цитата:

Сообщение от Constantine

Но, поскольку нашем рынке доминирует покупатель (розничные магазины), мы вынуждены часто соглашаться с его не всегда обоснованными требованиями.

Я конечно могу ошибаться... Конечно у вас может быть все иначе...
Но... "Не всегда обоснованные требования" зачастую означают банальную... хм.. заинтересованность продавцов.

Цитата:

Сообщение от Constantine

И все-таки, мне кажется, что любая организация, выполняющая доставку разнородной продукции, должна сталкиваться с проблемой коррекции накладной и фактуры из-за сути процесса: документы печатаются на складе при отправке, а продажа (подписание накладной грузополучателем) происходит позже на террирории грузополучателя. Клиент хотя бы изредка будет отказываться от части товара, хотя бы иногда будет пересортица. При этом клиент захочет исправленных накладной и фактуры. Пусть в хорошо организованных фирмах процент документов, требующих исправлений, не 20%, а 5%. Как это решается - дополнительным функционалом или стандартной кредит-нотой?

Если 20% - это "изредка"... То, что-то надо делать по-другому.
5% - это уже много для кредит-нот.

Цитата:

Сообщение от Constantine

Что подразумевается под термином "печатаемый СФ"? ... Отдельный журнал вроде FactureJour_RU_штрих?

Именно отдельный журнал вроде FactureJour_RU_штрих.
Причем вам нужно будет следить за задолженностью.
Вместо понятия Реализация у вас появляется два новых понятия:
1. Реализация, как вы считаете
2. Реализация, как считает клиент

Лечите причины пересортицы.
Со склада продавайте как вы считаете
Печатайте клиенту "печатные" документы_штрих как считает клиент
Корректируйте задолженность в клиентских проводках, коррекцию относите на специальный счет.
Отслеживайте разницу.

Как только получите статистику по этой разнице вам тут же станут понятны источники и масштабы бедствия.

Но ни в коем случае не заметайте проблему под коврик "исправлением" проведенных документов.

[Daiver]

А чем вас не устраивает предварительная печать документов без разноски? Мы у себя сделали так: разносится отборочная накладная на всё кол-во (таким образом кол-во которое ушло клиенту точно списано со склада), печатаются все необходимые сопроводительные документы (Отборочная, ТТН, ... ), затем от клиента приходит ответ, чего он там взял чего не взял. В заказе в сточках в поле Немедленная поставка указываем то кол-во которое клиент не взял или забраковал. Разносим ещё одну отборочную на тот минус который только что создали в поле немедленная поставка. Ну а далее все стандартно, разносим Накладную и СФ.
Есть конечно свои но, например отсутствие финансовой части (себестоимость, проводки в ГК), на время пока придёт подтверждение от клиента. Как следствие не совсем актуальная фин отчётность, отслеживание дебиторской задолженности, …

По поводу номеров: ввели простой механизм ввода, хранения и ведения истории своих номеров (номера контролирует пользователь, так сложилось исторически); в частности это актуально и важно для СФ. Номера вводятся в диалоге для разноски документов.

[mazzy]

Цитата:

Сообщение от Daiver

печатаются все необходимые сопроводительные документы (Отборочная, ТТН, ... )

...Счет-фактура

Это другой подход к "печатаемому" документу.
В общем, различайте хранимый и печатаемый документ.
Управляйте различием.

[Constantine]

Цитата:

Сообщение от Daiver

А чем вас не устраивает предварительная печать документов без разноски? ... Есть конечно свои но, например отсутствие финансовой части (себестоимость, проводки в ГК), на время пока придёт подтверждение от клиента. Как следствие не совсем актуальная фин отчётность, отслеживание дебиторской задолженности, …

У нас приблизительно так сейчас и сделано. Хотелось бы уйти от этого, так как дебиторская задолженность возникает с запозданием.

[kosenkov]

Цитата:

Сообщение от mazzy

Вот как?
И вы собираетесь лечить следствие, а не причину?
Не кажется ли вам, что надо стараться не допускать пересортицы и стараться точно выполнять заказ?

При всем уважении к mazzy.
Сейчас участвую в проекте - ситуация один в один. Только отпукаемая продукция - в килограммах и граммах. Теперь ситуация:
1. Со склада отпустили 100.6 кг. Соответсвенно, и документы на это количество. С своему складу притензий вообще никаких.
2. Клиент у себя взвесил и получил 100.3 кг. Как так? Да как хочешь. Могла продукция в пути потерять влаги или еще чего-нибудь и усохнуть на 300 грамм. Может, весы клиента чуть более точные-неточные.
А прав всегда клиент (ну если только расхождение в рамках допустимого).

Такие дела.

[ppson]

У самого такая же проблема с претензиями клиентов.
Мне тут один умный человек посоветовал сделать небольшую доработку в заказах - добавить галку на форму обработки накладной, которая будет отключать складской движение при формировании накладной.
То есть таким можно сделать кредит-ноту без возврата продукции на склад.
Далее кредит-ноту можно включить в счет-фактуру.
Доделать печатную форму счет-фактуры дело техники.

P.S. Спасибо fed за интересную идею.

[Pavel]

Цитата:

Сообщение от kosenkov

При всем уважении к mazzy.
Сейчас участвую в проекте - ситуация один в один. Только отпукаемая продукция - в килограммах и граммах. Теперь ситуация:
1. Со склада отпустили 100.6 кг. Соответсвенно, и документы на это количество. С своему складу притензий вообще никаких.
2. Клиент у себя взвесил и получил 100.3 кг. Как так? Да как хочешь. Могла продукция в пути потерять влаги или еще чего-нибудь и усохнуть на 300 грамм. Может, весы клиента чуть более точные-неточные.
А прав всегда клиент (ну если только расхождение в рамках допустимого).
Такие дела.

Совершенно банальная история. Для успешного покрытия бизнес процесса нужно обрабатывать всего лишь две вещи:
- учет товаров в пути
- приемка товара клиентом и обработка претензий
В локализации ничего для этого нет (подробно здесь - 45 счет. Практика применения в Аксапте., придется изворачиваться.

[OTiger]

Уважаемый Mazzy!
Вот чем только не прикрываете несостоятельность Аксапты-просто поражает воображение. Казалось бы безобидная ситуация, решаться должна на раз, два, да это вообще не ситуация для нормальной системы, в Аксапте же вызывает просто судороги

Все Ваши мысли про смену регламента работ и поиск первопричины, как минимум смешны...
Есть варианты бизнеса, где пересортица и недовложения принимаются как данность, от этого не уйти.
Возьмем распространение печатной продукции. Там на все про все дается копейки веремени.
Печатается и тут же развозиться все ночью. У крупного оптовика принимают и тут же раскладывают товар по клиентам. Времени смотртеть, что внутри коробок - просто нет.
Итого получаем ошибки в типографии + ошибки у оптовика.
И что Вы предлагаете? все это через сторно? Вам людей не жалко? Или плювать, главное Аксапта фореве?
Вообще читаю в форумах про проблемы, которые обсуждают Аксаптеры и крышу просто сносит... Проблемы возникают на ровном месте, где их вообще не должно быть. И потрясает упорство Аксаптеров, которые несостоятельность Аксапты пытаются выдавать чуть ли не за достоинтсво. Полный бред.
Почему Вы решили, что можете за компанию решать как им лучше действовать в подобных случаях? Мы например даем право выбора-хотите через сторно, хотите - меняйте документ...
Вы же, упорно давите только на вариант сторно, просто потому, что Аксапта по другому не умеет. Да еще провозглашаете это просто обалденной заслугой Аксапты.
Мда, весело читать все это, если бы это не было так грустно...

[ALES]

Цитата:

Сообщение от OTiger

Мы например даем право выбора-хотите через сторно, хотите - меняйте документ...

Мы это кто именно?

[OTiger]

Цитата:

Сообщение от ALES

Мы это кто именно?

Рекламироваться в данном форуме считаю не приличным...
Пишите в личку, если действительно есть некий интерес. В профиле все для этого есть.

P.S.
Да и не для выяснения отношений я затеял этот разговор, подобных вопросов всплывает много у заказчиков и потенциальных заказчиков и везде один и тот же ответ у Аксаптеров-это наводит на грустные размышления.

[FDuchman]

Цитата:

Сообщение от ALES

Мы это кто именно?

Это по мойму какой то перец из Новой практики...

http://www.pnewp.ru

[mazzy]

Цитата:

Сообщение от kosenkov

При всем уважении к mazzy.
1. Со склада отпустили 100.6 кг. Соответсвенно, и документы на это количество. С своему складу притензий вообще никаких.
2. Клиент у себя взвесил и получил 100.3 кг. Как так? Да как хочешь. Могла продукция в пути потерять влаги или еще чего-нибудь и усохнуть на 300 грамм. Может, весы клиента чуть более точные-неточные.
А прав всегда клиент (ну если только расхождение в рамках допустимого).

Разделите данную проблему на две задачи.
1. реальный учет
2. перепечатывание документов с коррекцией задолженности

Для реального учета попробуйте разобраться с допустимой перепоставкой/недопоставкой. Сразу предупрежу, что стандартная перепоставка/недопоставка действует в момент отгрузки. Вам нужно будет на базе этого механизма добавлять пункт 2 - перепечатывание документов с коррекцией задолженности.

[mazzy]

Цитата:

Сообщение от ppson

У самого такая же проблема с претензиями клиентов.
Мне тут один умный человек посоветовал сделать небольшую доработку в заказах - добавить галку на форму обработки накладной, которая будет отключать складской движение при формировании накладной.

Такая галка уже есть. Обработать называется.
Про эту галку уже говорили.
Но с включенной этой галкой не формируется номер документа.

Цитата:

Сообщение от ppson

То есть таким можно сделать кредит-ноту без возврата продукции на склад.

Т.е. по системе товар есть. А реально на складе его нет.
Зачем вы себя обмануть норовите?

Впрочем, как вам угодно.

[mazzy]

Цитата:

Сообщение от Pavel

Совершенно банальная история. Для успешного покрытия бизнес процесса нужно обрабатывать всего лишь две вещи:
- учет товаров в пути
- приемка товара клиентом и обработка претензий
В локализации ничего для этого нет

А почему в локализации?

[mazzy]

Цитата:

Сообщение от OTiger

Уважаемый Mazzy!
Вот чем только не прикрываете несостоятельность Аксапты-просто поражает воображение. Казалось бы безобидная ситуация, решаться должна на раз, два, да это вообще не ситуация для нормальной системы, в Аксапте же вызывает просто судороги

Спасибо. Ваше мнение услышал.

[glibs]

Цитата:

Сообщение от kosenkov

...
1. Со склада отпустили 100.6 кг. Соответсвенно, и документы на это количество. С своему складу притензий вообще никаких.
2. Клиент у себя взвесил и получил 100.3 кг.
...
А прав всегда клиент (ну если только расхождение в рамках допустимого).
...

А сколько в результате должно списаться со "своего" склада?

[OTiger]

Цитата:

Сообщение от mazzy

Спасибо. Ваше мнение услышал.

Умыли
Только вот полагаю, Constantine останется при своих проблемах и с Вашим пожеланием изменить отношения с клиентами и заставить склад при приеме товара от поставщика открывать все коробки и пересчитывать всю продукцию(дабы не возникла пересортица), даже если это канцелярские кнопки. Вы забыли только добавить, что нужно быть максимально осторожными при доставке, чтобы не дай бог ничего не попортилось/разбилось/высохло, иначе вбивать Менеджерам сторно до посинения...
Вообщемто на другой ответ и не расчитывал.