Что-то из серии странных ограничений. Я вижу два варианта: плагин, который обновит созданную в бизнес процессе встречу. Ну или кастомное действие процесса, которое возмет созданную в предыдущем шаге встречу и обновит ее статус. Я бы попробовал сперва второе.
Думаю a33ik заинтересуется этой задачей, когда выйдет из отпуска.