Zabr,
согласен с предыдущими ораторами, что в постановке что-то не так.
согласен также, что решения для данной постановки нужно программировать.
Если программировать не хочется, и можно чуть изменить условия и сделать допущение, то можно предложить следующий вариант:
- количество по умолчанию у всех номенклатур сделать очень большим. 10000 например.
- включить авторезервирование
Тогда Аксапта подставит большое количество, начнет резервировать товар по аналитикам, где включена галка "физическое наличие". Естественно не сможет и выдаст окошко с предложением уменьшить резервируемое количество. Здесь можно изменить количество и нажать кнопку ОК. Может быть стоит подшаманить и подпрограммировать, чтобы процесс изменения был удобнее. Только чуть-чуть
А вообще говоря, надо бы ТЗ изменить. Скорее всего, где-то есть логическая дыра.